Die neue Leichtigkeit – Warum die DZ Bank
 alle Kreditakten vernichtet.

Autor: Gastautor

Gastbeitrag von Maren Eitel

Dass sie sich einmal mit den Maßen von LKW-Laderampen oder der zulässigen Last von Aufzü- gen beschäftigen würde, hätte sich Vera Buck nie träumen lassen. Doch ausgerechnet die Digitalisierung bei der DZ Bank stellte die erfahrene Projektmanagerin vor die Lösung solch handfester Probleme. „Wir ändern die Bank“, so bringt sie die Aufgabe auf den Punkt, vor der sie und ihre Kollegen täglich stehen. Und es war eine radikale Änderung, die das Projektteam und Berater von Porsche Consulting seit dem Start des Digital-Projekts in 2014 bei Deutschlands zweitgrößter Bank vorgenommen haben. Sie haben das zentrale Arbeitsmittel der Mitarbeiter im Kreditbereich abgeschafft: die Kreditakten – also zumindest physisch.

Vera Buck hat als Projektleiterin dafür gesorgt, dass die DZ Bank um 16,5 Tonnen Papier leichter wurde. Kreditakten werden jetzt nur noch digital geführt. (Foto: Porsche Consulting)

Woche für Woche fuhr ein Siebeneinhalb-Tonner vor einem der sieben Standorte in Deutschland vor, um bis zu 500 Akten – feinsäuberlich verpackt in versiegelten Containern – abzuholen und sie zu einem Scan-Dienstleister übergeben. 16,5 Tonnen Papier – so viel wie 11 Porsche 911 – wurden in einem Zeitraum von mehr als zwei Jahren digitalisiert. Aufeinandergestapelt würden die 37.000 Ordner vierzehn Mal so hoch in den Himmel ragen wie der 208 Meter hohe Turm der DZ Bank-Zentrale in Frankfurt am Main. Ein Projekt, das allen Beteiligten einiges abverlangte. „Für 
viele Mitarbeiter war es sehr ungewohnt, ‚ihre‘ Akten herauszugeben“, so Buck, „aber die Zeit war einfach reif“. Heute fehlt in den Büros der Mitarbeiter von Akten jede Spur.

Die Unterlagen existieren nur noch virtuell, in einem Dokumenten-Management-System. Anträge, Korrespondenz, Vermerke – auf all das greifen 1.200 Mitarbeiter heute rein digital zu. „Die Suche bestimmter Dokumente ist viel schneller geworden“, sagt Vera Buck. Und das nicht nur, weil die Wege zu den Aktenschränken entfallen. Schlagworte und Verlinkungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter in kürzester Zeit das richtige Dokument auf dem Bildschirm haben. Das hat letztlich auch die anfänglichen Zweifler überzeugt: „Heute stellt keiner mehr die Frage, ob wir dieses System wirklich brauchen.“

Foto: Porsche Consulting

Vera Buck und ihr Projektteam, das in Spitzenzeiten mehr als 100 Personen stark war, mussten zunächst viel Überzeugungsarbeit leisten. Schließlich bedeutet die E-Akte für die meisten Mitarbeiter eine komplett neue Arbeitsweise mit sichtbaren und unsichtbaren Veränderungen. Statt einem haben sie jetzt zwei Bildschirme auf ihrem Schreibtisch stehen – einer davon zeigt in der Regel die gerade geöffnete Akte an. Die funktioniert aber natürlich ganz anders als eine echte Akte mit Registern und Laschen. „Über die Jahre hatte jeder Mitarbeiter ein Stück weit sein persönliches System der Ablage entwickelt“, so Buck. „Bei der Programmierung haben wir deshalb darauf geachtet, dass es unterschiedliche Wege der Suche und Ablage gibt. Wir wollten es den Mitarbeitern so leicht wie möglich machen, sich in das neue System einzufinden“. Geholfen haben dabei die von Porsche Consulting konzipierten Prozesse und Schulungen. 800 Mitarbeiter haben den Umgang mit der E-Akte so bereits trainiert. In Kombination mit regelmäßigen Newslettern und Infoveranstaltungen ist die anfängliche Skepsis bei manchen sogar in Euphorie umgeschlagen. „Nach dem Pilotprojekt in Stuttgart, haben wir die E-Akte nach und nach an den anderen Standorten ausgerollt. Und ich bekam immer häufiger die Frage gestellt, wann denn die nächste Stadt endlich dran sei.“

Dabei sah es anfangs gar nicht so gut aus für das Projekt. Anfang 2016, kurz vor dem geplanten Startschuss in Stuttgart, gaben die DZ Bank und die damalige Zentralbank der Volks- und Raiffeisenbanken in den Gebieten Rheinland und Westfalen, die WGZ Bank, ihre Fusionspläne bekannt. Schlagartig kamen bereits verabschiedete Pläne nochmal auf den Prüfstand. Vera Buck ist stolz darauf, dass die E-Akte wie geplant eingeführt wurde. „Unsere neuen Kollegen von der WGZ Bank mussten ohnehin schon viele Systeme kennenlernen und auch die Ressourcen sind mitten in der Fusion natürlich eher knapp.“ Als Voraussetzung für weitere Digitalisierungsmaßnahmen behielt die E-Akte auch in dieser Situation ihren hohen Stellenwert.

Heute ist es egal, ob ein Mitarbeiter an einem der Standorte oder aus dem Home Office arbeitet und ob er nach Dokumentenart, nach Datum oder Stichwort sortiert: Die doppelte Aktenführung ist passé. An jedem Kredit der DZ Bank arbeiten immer verschiedene Spezialisten mit – angefangen bei den Analysten über die Ersteller der Verträge bis zu Fachleuten für die so genannte Besicherung. Und bislang legte auch jeder von ihnen die für ihn relevanten Protokolle, Vertragsunterlagen und Beschlüsse in seiner eigenen Akte ab – so entstanden „Spiegelakten“, die heute der Vergangenheit angehören. „Jedes Dokument gibt es nur noch ein einziges Mal“, so Buck. Verschiedene digitale Pfade führen dorthin. Natürlich nur für diejenigen Mitarbeiter, die eine Berechtigung für das jeweilige Dokument haben. Und dass nichts versehentlich gelöscht werden kann, dafür sorgt das Dokumenten-Management-System. „Sicherheit und Qualität haben oberste Priorität“, so Vera Buck. Nur vereinzelte Unterlagen, wie beispielsweise Originalverträge, werden zusätzlich in Papierform eingelagert. Die fallen aber kaum ins Gewicht.

Die DZ BANK AG

Die Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist, gemessen an der Bilanzsumme, einer der größten Finanzdienstleister Deutschlands. Sie gehört mehrheitlich den über 900 deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken und steht gleichzeitig als zentrales Institut an deren Spitze. Dabei gibt es eine klare Aufgabenteilung: Die Banken vor Ort pflegen den direkten Kundenkontakt im Firmen- und Privatkundengeschäft, die Produkte dafür werden überwiegend zentral von der DZ Bank kreiert. Genossenschaftsbanken entstanden Mitte des 19. Jahrhunderts mit dem Ziel, auch weniger vermögenden Kunden Kredite und Kapitalansammlung zu ermöglichen. Die DZ Bank unterstützt nicht nur die Arbeit der genossenschaftlichen Institute, sondern betreut als Geschäftsbank auch direkt Unternehmen und Institutionen, die einen überregionalen Bankpartner benötigen. Zur DZ Bank Gruppe zählen die Bausparkasse Schwäbisch Hall, DZ HYP, DZ Privatbank, R+V Versicherung, TeamBank, Union Investment Gruppe, VR Smart Finanz, WL Bank und verschiedene andere Spezialinstitute.

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Dieser Text ist zuerst im Porsche Consulting Magazin erschienen.

11. Oktober 2018, 7:18 Uhr

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Ein Kommentar

Sehr interessanter, gelungener Artikel und tolles Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung im Finanzdienstleistungsbereich.

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