Robotic Process Automation: Beispiele aus der DZ BANK Gruppe

Autor: Gastautor
Dialogforum

Autorin: Anita Seubert*
Softwareroboter, die sich wie echte Mitarbeiter mit eigenem Usernamen in IT-Systeme einloggen, eigenmächtig Mailprogramme öffnen, Mails schreiben und an Kunden versenden? Klingt ein wenig „spooky“, ist aber in der DZ BANK Gruppe bereits Realität. Willkommen in der Welt der Robotic Process Automation (RPA), die auf dem zweiten DIALOGFORUM des Corporate Campus für Management & Strategie am 21.08.2018 vor 60 Kolleginnen und Kollegen der DZ BANK Gruppe vorgestellt und intensiv diskutiert wurde.

Worum handelt es sich?

RPA…

  • … ist die Weiterentwicklung der klassischen Prozessautomatisierung.
  • … simuliert, wie Menschen einzelne Masken oder ganze Geschäftsprozesse bedienen.
  • … verwendet dazu Software-Roboter.
  • … lernt vom Anwender die Benutzerschnittstellen zu nutzen.
  • … nutzt eine virtuelle Tastatur und Maus zur Bedienung der Software.
 
Wie dies konkret aussehen kann, zeigen drei Anwendungsfälle aus der DZ BANK Gruppe

1. Ein für alle Autofahrer greifbarer Prozess mit RPA

Nämlich Briefe bei einem Versichererwechsel in der KfZ-Versicherung erzeugen. Anlass für die Prozessauswahl war die Nachfrage nach automatisierter Bearbeitung aufgrund eines hohen Arbeitsrückstands und der typischerweise zum Jahresende hin steigenden Prozesshäufigkeit. Da in diesem Prozess ein digitaler, strukturierter Dateninhalt in Form von Text und Zahlen vorliegt, eine streng regelbasierte Bearbeitung erfolgt und mehr als 20.000 Fälle pro Jahr vorliegen, eignete sich der Anwendungsfall. Die beiden Kollegen schilderten gemeinsam, dass zunächst eine Transparenz über Dateninput, Prozessablauf und die beteiligten Anwendungssysteme hergestellt werden muss. Erst danach kann die strukturierte Konfiguration in der RPA-Software starten. Herr Nehren und Herr Lühr haben in diesem UseCase festgestellt, dass RPA bereits im Pilotbetrieb bei der Auswahl geeigneter Anwendungsfälle eine deutliche Entlastung von regelbasierter Bearbeitung ermöglicht.

2. Die Anwendung zur Immobilienfonds-Kontingentierung im Segment Privatkunden

Bei der Analyse dieser Anwendung wurde die Erfüllung von 8 aus 11 Kriterien positiv festgestellt, darunter alle Ausschlusskriterien, so dass der Prozess für die Robotisierung als geeignet eingestuft wurde. Der Startschuss zur gesamthaften Einführung der Technologie fiel im Sommer 2017. Zu diesem Zeitpunkt haben sich die Kollegen erstmals mit dem Thema befasst und seitdem wesentliche Meilensteine erreicht: Im Proof-of-concept wurde UiPath als Technologie ausgewählt. Nach einer Vorstudie wurde die erste Entwicklungswelle mit 18 Prozessen gestartet und nach fünf Monaten erfolgten erste Produktionsanläufe. Noch diesen Herbst startet die zweite Entwicklungswelle, es werden Betriebsvereinbarungen geschlossen und der RPA-Prozess wird in den Tagesbetrieb übergeben. Im Prozess Immobilienfonds-Kontingentierung werden die Mitarbeiter durch den Roboter bei folgenden Tätigkeiten unterstützt:
» SAP Business Objects-Abfragen
» Importe in Access-Datenbank
» Erstellung von Excel-Auswertungen und Versand an interne und externe Empfänger
» Versand von Sperrmails bei vollständiger Kontingentausschöpfung
» Tagesversand der Restkontingente an ca. 2.500 Bankmitarbeiter
» Posteingang aufräumen

3. Der Ablauf einer Potentialanalyse – von der Ideenfindung bis hin zur einer Klickanleitung

Im Anwendungsfall „Durchführung einer SAP Transaktion“ wurden zentrale Funktionen wie Ordneranlage, SAP Log-On und Ausführung von Transaktionen sowie E-Mail Versand erfolgreich implementiert. Im konkreten Beispiel stand primär die Entlastung der Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten (je Monat ca. eine Stunde) im Fokus. Der Anwendungsfall wurde mittels RPA Software von Softomotive vollständig umgesetzt. Die Kollegen berichteten, dass der Test ohne Komplikationen verlief.

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*Anita Seubert ist stellvertretende Abteilungsdirektorin Personalentwicklung & -marketing

 

3. September 2018, 8:30 Uhr

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Ein Kommentar

Diese Realität kommt bei einigen Primärgenossenschaften auch bereits an. Leider ohne jeglicher Unterstützung des IT-Dienstleisters Fiducia & GAD IT AG

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